Σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στο δήμο Θεσσαλονίκης

Σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων στο δήμο Θεσσαλονίκης

Σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων θα αρχίζει να εφαρμόζεται πιλοτικά στο Δήμο Θεσσαλονίκης από την Δευτέρα 15 Ιουλίου 2019. Το σύστημα παρουσιάστηκε σήμερα Πέμπτη 11 Ιουλίου στο πλαίσιο συνέντευξης τύπου, στο Δημαρχείο.

Με την πλήρη εφαρμογή του συστήματος μειώνεται δραστικά η διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Δήμου Θεσσαλονίκης και τα αιτήματα των δημοτών θα μεταφέρονται πλέον ψηφιακά. Στόχος είναι η μείωση της γραφειοκρατίας, η εξοικονόμηση πόρων, η ενίσχυση της διαφάνειας και της ασφάλειας των διαδικασιών, η εξοικείωση των δημοτικών υπαλλήλων με τις νέες τεχνολογίες, η διευκόλυνση των συναλλαγών του πολίτη με τον Δήμο και εντέλει η αποκατάσταση της εμπιστοσύνης των πολιτών προς τις δημοτικές υπηρεσίες. Από την εφαρμογή του συστήματος εκτιμάται ότι θα επέλθει εξοικονόμηση 6.000.000€ ετησίως για τον Δήμο Θεσσαλονίκης, μέσω της μείωσης των αναλωσίμων, όπως χαρτί, εκτυπωτές, μελάνι, καθώς και των εργατοωρών που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση των υποθέσεων.

Ο Δήμαρχος, Γιάννης Μπουτάρης, αναφέρθηκε στον τελικό στόχο της διοίκησης του Δήμου που είναι η εξυπηρέτηση του πολίτη, τονίζοντας: «Με το σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, που ξεκινά πιλοτικά από την ερχόμενη Δευτέρα, παύει η διακίνηση εγγράφων στον Δήμο Θεσσαλονίκης, μειώνεται η γραφειοκρατία και εξυπηρετείται καλύτερα ο πολίτης, γεγονός που αποτελεί και τον κύριο στόχο μας. Το όνειρό μας είναι να μην χρειάζεται να έρθει ο δημότης στον Δήμο ή να περιμένει στην ουρά για να φτάσει στο γκισέ. Για να γίνει όμως αυτό εφικτό, απαιτείται αλλαγή νοοτροπίας, ακόμη και από τον ίδιο τον δημότη».

Ο Αντιδήμαρχος Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Κοινωνίας των Πολιτών, Νίκος Φωτίου, εστιάζοντας στην Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων τόνισε: «Ο Δήμος Θεσσαλονίκης, με βασικό στόχο να προσφέρει τις καλύτερες δυνατές υπηρεσίες στους πολίτες του σε αυτό το πεδίο, έχει καταρτίσει την ψηφιακή στρατηγική 2017-2030 και προωθεί συστηματικά τη σταδιακή υλοποίηση της. Σταθμοί αυτής της ψηφιακής στρατηγικής είναι έργα που αποτελούν κομβικά σημεία στην πορεία του Δήμου Θεσσαλονίκης προς την ψηφιακή εποχή».

Αναφερόμενος αναλυτικά στα έργα, ο κ. Φωτίου τα περιέγραψε ως εξής:

  • Το «Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγραφών» με ψηφιακή υπογραφή και ένα μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου, έργο πληροφορικής με πολλαπλασιαστικά οφέλη για τις υπηρεσίες του Δήμου και τους πολίτες
  • Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Εξυπηρέτησης του Πολίτη (Ο.Π.Σ.Ε.Π), προϋπολογισμού 330.995,97€, το οποίο ο Δήμος Θεσσαλονίκης διεκδίκησε και εξασφάλισε για το σκοπό αυτό την έγκριση για πλήρη χρηματοδότηση του έργου μέσω ΕΣΠΑ 2014-2020. Πρόκειται για έργο με στόχο την παροχή ολοκληρωμένων ηλεκτρονικών υπηρεσιών με ωφελούμενους όλους τους δυνητικά συναλλασσόμενους με τον Δήμο, αλλά και το σύνολο των κατοίκων στη μητροπολιτική περιοχή της Θεσσαλονίκης μέσω web ή mobile app
  • Απλούστευση/Τυποποίηση Διαδικασιών για την οποία ο Δήμος Θεσσαλονίκης επελέγη ως δήμος – πιλότος λόγω των επιδόσεων του στον τομέα αυτό, έργο για το οποίο συνεργάζονται το ΥΠΕΣ, η ΚΕΔΕ, η ΕΝΠΕ υπό την εποπτεία της ΕΕΤΑΑ και τέλος
  • Η αναβάθμιση και επέκταση του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος των Οικονομικών Υπηρεσιών (Ο.Π.Σ.Ο.Υ.), έργο προϋπολογισμού περίπου 1.000.000€, για το οποίο η μελέτη έχει ολοκληρωθεί και το επόμενο διάστημα προκηρύσσεται ο διεθνής ηλεκτρονικός διαγωνισμός

Σχετικά με την πρακτική εφαρμογή του συστήματος,  ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης Επιχειρησιακού Προγραμματισμού και Συστημάτων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) του Δήμου, Σάββας Αλεξανδράτος, εξήγησε: «Από την ερχόμενη Δευτέρα στα έγγραφα θα υπάρχει ένας και μοναδικός ενιαίος αριθμός εισόδου και εξόδου, η ημερομηνία, το θέμα και τα στοιχεία αυτού, που θα αποτελούν πλέον την ταυτότητα του εγγράφου». Ο ίδιος έκανε λόγο για ένα πρόγραμμα που είναι χρηστικό και φιλικό σε κάθε χειριστή, με στόχο ήδη από την έναρξή του, να διακινούνται τα έγγραφα και όχι οι πολίτες.

Τέλος, ο Προϊστάμενος του Τμήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Χαράλαμπος Χατζής, αναφερόμενος στη χρήση της εφαρμογής, επισήμανε: «Τα προσδοκώμενα οφέλη από την εφαρμογή του συστήματος είναι η επιτάχυνση στην εξυπηρέτηση του πολίτη, η ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών για τις συναλλαγές, η μείωση των αναλωσίμων, η χρήση ψηφιακών υπογραφών που θα τονώσει τη διαφάνεια και η μείωση της  γραφειοκρατίας.  Μέχρι σήμερα, 1.000 υπάλληλοι είναι χρήστες της εφαρμογής και περισσότεροι από 700 έχουν αποκτήσει ψηφιακή υπογραφή».